Wajah tamu di rekaman CCTV, sidik jari di mesin absensi, dan nomor telepon di buku tamu semuanya data pribadi. Sejak Oktober 2024, cara menyimpannya diatur undang-undang.
Seorang tamu masuk ke lobi, menyerahkan KTP, menulis nama dan nomor telepon di buku tamu, lalu berjalan melewati kamera yang merekam wajahnya. Setelah pulang, ia tidak pernah tahu ke mana data itu pergi, siapa yang bisa melihatnya, dan berapa lama disimpan. Selama bertahun-tahun, hal ini dianggap normal.
Sejak Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku penuh pada 17 Oktober 2024, cara berpikir itu harus berubah. Bukan berarti CCTV dan buku tamu dilarang, tapi ada aturan tentang tujuan, akses, penyimpanan, dan pemberitahuannya.
Apa yang termasuk data pribadi
Undang-undang membedakan data pribadi menjadi dua kelompok. Yang pertama adalah data pribadi bersifat umum, misalnya nama lengkap, jenis kelamin, kewarganegaraan, agama, status perkawinan, dan data yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang.
Yang kedua adalah data pribadi bersifat spesifik, yang tingkat perlindungannya lebih ketat. Termasuk di dalamnya data kesehatan, data biometrik seperti sidik jari dan pengenalan wajah, data genetika, catatan kejahatan, data anak, dan data keuangan pribadi.
Dalam operasional keamanan, kedua jenis itu bertemu setiap hari. Buku tamu berisi nama dan nomor telepon. Sistem akses berisi sidik jari atau pemindaian wajah. CCTV merekam wajah, gerak-gerik, dan kadang percakapan. Semua itu diproses oleh perusahaan, dan sebagian oleh vendor keamanan yang bekerja untuk perusahaan.
Dasar pemrosesan: kenapa data itu dikumpulkan
Setiap pemrosesan data pribadi harus punya dasar yang jelas. Untuk keperluan keamanan, dasar yang paling sering dipakai adalah persetujuan, kewajiban hukum, atau kepentingan yang sah.
Persetujuan dipakai ketika orang punya pilihan nyata, misalnya penggunaan data biometrik untuk akses gedung. Persetujuan harus diberikan secara sadar, tidak dalam bentuk kalimat panjang yang disembunyikan di syarat dan ketentuan. Untuk data spesifik seperti biometrik, persetujuan harus eksplisit.
Kewajiban hukum dipakai ketika ada aturan yang memang mewajibkan pencatatan, misalnya untuk tamu di area tertentu atau untuk keperluan investigasi.
Kepentingan yang sah sering dipakai untuk CCTV di area publik dengan alasan keamanan. Tapi dasar ini tidak otomatis membenarkan semua hal. Harus ada penilaian bahwa kepentingan keamanan memang sebanding dengan dampak terhadap privasi, dan tidak ada cara yang lebih ringan untuk mencapai tujuan yang sama.
Prinsip yang perlu dipegang
Ada beberapa prinsip yang menjadi patroli bagi setiap program pengumpulan data, termasuk yang dijalankan oleh tim keamanan.
- Terbatas pada tujuan. Data yang dikumpulkan untuk keperluan tamu tidak boleh dipakai untuk pemasaran atau keperluan lain tanpa dasar baru.
- Minimal. Kumpulkan hanya yang benar-benar diperlukan. Kalau nomor telepon tidak dibutuhkan untuk keperluan keamanan, jangan diminta.
- Akurat. Data yang salah harus bisa diperbaiki.
- Disimpan terbatas waktu. Tidak ada alasan menyimpan rekaman bertahun-tahun tanpa keperluan yang jelas.
- Aman. Akses dibatasi, dicatat, dan dilindungi secara teknis maupun organisasi.
CCTV: berguna, tapi perlu aturan
CCTV adalah alat keamanan yang paling umum, sekaligus sumber data pribadi yang paling besar. Beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Pertama, pemberitahuan. Orang berhak tahu bahwa area tersebut direkam. Tempelkan tanda yang mudah dibaca sebelum area yang direkam, bukan hanya di pintu masuk utama. Pemberitahuan itu sebaiknya menyebutkan tujuan pemantauan dan kontak yang bisa dihubungi.
Kedua, area terlarang. Kamera tidak boleh diarahkan ke tempat yang menghalangi privasi, seperti toilet, ruang ganti, ruang ibadah, atau area menyusui. Kalau kamera terpaksa terpasang di dekat area itu, arahkan dan batasi sudut pandangnya.
Ketiga, akses. Rekaman hanya boleh dilihat oleh orang yang berwenang dan untuk keperluan yang jelas. Catat siapa yang mengakses, kapan, dan untuk apa. Ini bukan hanya soal kepatuhan, tapi juga melindungi perusahaan ketika terjadi sengketa.
Keempat, retensi. Tetapkan berapa lama rekaman disimpan, misalnya 14 atau 30 hari, lalu hapus otomatis. Kalau ada rekaman yang diperlukan untuk investigasi, simpan salinannya secara terpisah dengan catatan alasan.
Kelima, keamanan teknis. Batasi akses jarak jauh, ubah kata sandi bawaan perangkat, dan pastikan perangkat menerima pembaruan. Kamera yang terhubung ke internet dengan kata sandi default adalah pintu masuk yang mudah bagi orang yang tidak berwenang.
Data biometrik: paling sensitif, paling sering dipakai sembarangan
Absensi sidik jari dan akses wajah sudah menjadi hal biasa. Tapi data biometrik tidak bisa diganti seperti kata sandi. Kalau bocor, dampaknya permanen.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memakainya:
- Apakah benar-benar perlu. Untuk absensi, kartu dan PIN bisa menjadi alternatif yang lebih ringan. Kalau biometrik dipakai hanya karena lebih cepat, pertimbangkan apakah percepatan itu sebanding dengan risikonya.
- Persetujuan yang jelas. Karyawan harus tahu data apa yang diambil, disimpan di mana, dan untuk apa. Jangan mencampur persetujuan biometrik dengan paket dokumen onboarding yang panjang.
- Penyimpanan template, bukan gambar. Sistem yang baik menyimpan representasi matematis dari sidik jari atau wajah, bukan foto atau gambar asli.
- Akses terbatas. Hanya administrator sistem yang boleh mengakses basis data biometrik, dan setiap akses dicatat.
- Penghapusan. Ketika karyawan berhenti, data biometriknya harus dihapus sesuai kebijakan, bukan dibiarkan menumpuk.
Buku tamu dan data pengunjung
Buku tamu kertas masih umum, tapi menyimpan data pengunjung secara terbuka. Siapa pun yang lewat bisa membaca nama, nomor telepon, dan perusahaan tamu sebelumnya. Untuk tamu penting atau tamu dari perusahaan pesaing, ini bukan hal kecil.
Beberapa perbaikan yang bisa dilakukan tanpa sistem mahal:
- Gunakan buku dengan kolom terbatas, bukan halaman terbuka yang bisa dibaca semua orang.
- Simpan buku di balik meja, bukan di atas meja yang terlihat dari luar.
- Untuk tamu tertentu, gunakan pencatatan terpisah yang tidak dapat dilihat publik.
- Kalau memakai sistem digital, pastikan data dienkripsi dan aksesnya dibatasi.
- Tetapkan masa simpan, misalnya tiga sampai enam bulan, lalu hapus atau arsipkan.
Vendor keamanan sebagai pemroses data
Ketika perusahaan memakai vendor keamanan, vendor itu memproses data pribadi atas nama perusahaan. Dalam istilah undang-undang, perusahaan adalah pengendali data, dan vendor adalah pemroses data.
Hubungan ini perlu diatur dalam kontrak. Setidaknya ada beberapa hal yang harus jelas: instruksi pemrosesan, batas penggunaan data, kewajiban menjaga kerahasiaan, prosedur pelaporan insiden, dan kewajiban menghapus data ketika kontrak berakhir.
Yang sering luput adalah personel vendor yang berganti. Petugas baru yang ditempatkan di lokasi harus menandatangani perjanjian kerahasiaan dan mendapat penjelasan tentang aturan data, bukan hanya SOP keamanan fisik. Begitu juga ketika vendor menggunakan subkontrak atau sistem pihak ketiga.
Hak orang yang datanya diproses
Undang-undang memberi hak kepada orang yang datanya diproses, antara lain hak mengetahui tujuan pemrosesan, hak mengakses data, hak meminta perbaikan, hak meminta penghapusan, dan hak menarik persetujuan.
Untuk operasional keamanan, hak-hak ini perlu punya jalur yang jelas. Kalau ada tamu yang meminta salinan data yang disimpan tentang dirinya, siapa yang menjawab? Dalam waktu berapa lama? Bagaimana jika data itu juga melibatkan orang lain di rekaman yang sama?
Jawaban atas pertanyaan ini sebaiknya tidak diberikan secara improvisasi oleh petugas di lapangan. Buat prosedur singkat, tunjuk penanggung jawab, dan latih petugas untuk mengarahkan permintaan ke jalur yang benar.
Kalau terjadi kebocoran
Kebocoran bisa terjadi karena berbagai sebab: perangkat hilang, akses tidak sah, kesalahan konfigurasi, atau pengiriman data ke orang yang salah. Yang menentukan dampaknya bukan hanya kejadiannya, tapi seberapa cepat ditangani.
Undang-undang mewajibkan pemberitahuan kepada subjek data dan lembaga pengawas dalam waktu paling lambat 3x24 jam sejak diketahui. Pemberitahuan itu harus memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana terjadinya, serta upaya penanganan dan pemulihan.
Karena itu, perusahaan perlu punya prosedur yang sederhana: siapa yang harus dihubungi pertama, bagaimana kejadian dicatat, siapa yang menyusun pemberitahuan, dan bagaimana komunikasi dengan pihak yang terdampak. Tanpa prosedur, waktu 3x24 jam akan habis untuk rapat.
Daftar periksa singkat
Kalau Anda ingin menilai kesiapan operasional keamanan terhadap aturan data pribadi, mulai dari daftar ini.
- Daftar semua titik pengambilan data: CCTV, akses pintu, absensi, buku tamu, dan sistem parkir.
- Tujuan pemrosesan untuk masing-masing titik, dan dasar hukumnya.
- Masa simpan yang ditetapkan dan mekanisme penghapusannya.
- Daftar orang yang punya akses, beserta alasannya.
- Bukti pemberitahuan kepada pengunjung dan karyawan.
- Perjanjian dengan vendor yang memuat kewajiban perlindungan data.
- Prosedur penanganan permintaan subjek data.
- Prosedur penanganan kebocoran dan kontak daruratnya.
Menyusun kebijakan retensi yang masuk akal
Masa simpan data sering ditentukan asal-asalan: simpan saja sampai penyimpanan penuh. Padahal retensi yang tidak jelas menyulitkan dua hal sekaligus, yaitu penghapusan dan pencarian.
Mulai dari pertanyaan sederhana: berapa lama data ini benar-benar berguna? Rekaman CCTV biasanya berguna untuk investigasi beberapa minggu terakhir. Data tamu berguna selama kunjungan masih relevan untuk ditelusuri, misalnya tiga sampai enam bulan. Data absensi dan biometrik mengikuti kewajiban administrasi ketenagakerjaan.
Setelah itu, tentukan siapa yang bertanggung jawab menghapus dan bagaimana caranya. Sistem yang menyimpan otomatis tapi tidak pernah menghapus bukan sistem yang aman, melainkan gudang data yang terus membesar.
Untuk tamu yang membawa anak atau pengunjung dengan kebutuhan khusus, catat seminimal mungkin. Nama anak dan nomor identitas jarang diperlukan untuk keperluan keamanan, dan data anak termasuk kategori yang dilindungi secara khusus.
Peran petugas di lapangan
Aturan data pribadi tidak akan berjalan kalau hanya dipahami manajemen. Petugas di pos depan adalah orang yang memegang buku tamu, melihat layar CCTV, dan mendengar percakapan penghuni. Mereka perlu tahu batas yang jelas.
Latih tiga hal sederhana: jangan memotret layar atau dokumen, jangan membahas data tamu di luar keperluan tugas, dan arahkan permintaan data ke atasan. Untuk petugas yang menangani rekaman, tambahkan prosedur siapa yang boleh meminta dan bagaimana permintaan dicatat.
Ingatkan juga bahwa aturan ini berlaku untuk grup chat pribadi. Foto buku tamu yang dikirim ke grup tim untuk konfirmasi adalah kebocoran data, meskipun niatnya baik.
Penutup
Aturan perlindungan data bukan musuh keamanan. Ia hanya menuntut agar pengumpulan data punya alasan, penyimpanannya dijaga, dan penggunaannya tidak melebar ke mana-mana. Sistem keamanan yang tertib biasanya juga lebih rapi dalam hal ini, karena sejak awal sudah terbiasa mencatat, membatasi akses, dan menyimpan bukti.
Kalau Anda perlu meninjau ulang prosedur CCTV, akses, dan pencatatan tamu di lokasi Anda, tim kami bisa membantu memetakan titik-titik yang perlu dibenahi. Lihat layanan keamanan kami atau hubungi tim Dewanta Global Nusantara.
Bagikan artikel ini ke tim Anda:
